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秘書室業務職掌

秘書室(預算員額數:55人):掌理文書、研考、法制、事務、出納、印信典守、公有財產保管、物料及工程收購材料之倉儲管理、車輛調派及不屬其他各科、室事項。
秘書室員工業務職掌

職稱

預算
員額數

工作項目

聯絡電話

主任
吳勤香

1

1.綜理秘書室各項業務。
2.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8157

蔡秘書

1

1.彙整列管市政白皮書、施政計畫(綱要、關鍵績效指標)。
2.彙整列管市長施政報告、市長副市長專案報告、市政總質詢、業務部門質詢、業務部門工作報告等議員質詢案件,及承諾議員、里長、各方建議案。
3.辦理本處提升服務品質專案、監察院案件、研究發展案件、彙整秘書室之勞資會議、技術會報、業務職掌及處務會議資料。
4.彙辦本市年鑑、市民手冊、市政日暦,及彙編秘書室之內控、概算、工管費、預算,並主辦施政行銷獎勵、列管輿情、查閱網路新聞。
5.檢視、更新熱門電話、本處網站。
6.辦理防汛搶險庶務組業務,協辦河管科認養河濱公園設施、堤坡、防洪牆第三級考核及本處各項活動。
7.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8159

機要科員
(待補)

1

1.襄助處長處理機要職務。
2.辦理本機關新聞及對外宣傳稿之撰擬業務。
3.出席重要會議及文稿之綜核。
4.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8138

文書股

股長
袁儷真

1

1.綜理文書、檔案、印信典守工作之分配、監督與考核。
2.文書收發時效之控制。
3.文書業務文稿之撰擬、初核及興革性之建議。
4.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8162

蔡書記

1

1.檔案移轉清理與造冊銷毀。
2.檔案目錄彙送及清查報告作業。
3.年度機關檔案管理調查。
4.年度檔案管理作業績效評量。
5.其他檔案管理綜合業務。
6.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2617

臨工
施小姐

1

1.總收文、公文交換(含統計製表)。
2.受理民眾電話查文。
3.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2665

技工
陳先生

1

1.雨水下水道工程科、政風室檔案點收、立案編目及調案。
2.清點送檔文稿,原件有無短缺。
3.整理裝訂歸檔文件。
4.檔案目錄彙送及清查作業。
5.打掃檔案庫房及每日溫濕度登記。
6.配合防汛期間防汛搶險業務。
7.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8163

林書記

1

1.機密檔案編目、清查、檢討、調案及解密作業。
2.回溯檔案銷毀作業。
3.檔案編目、掃描教材製作。
4.其他檔案管理綜合業務。
5.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2617

技工
洪小姐

1

1.處稿、密件發文及代理發府文,免備文等。
2.發文校對、更正,列印紙本、裝訂及請承辦人補章。
3.接聽電話答覆民眾相關問題,協助答覆相關文書作業及公文系統操作等相關事宜。
4.催請各科室登記桌儘速補件及補章,檢視交繕公文有無附件、有無漏失。
5.配合防汛期間防汛搶險業務。
6.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8162

技工
鍾小姐

1

1.處稿、密件發文及代理發府文,免備文等。
2.發文校對、更正,列印紙本、裝訂及請承辦人補章。
3.接聽電話答覆民眾相關問題,協助答覆相關文書作業及公文系統操作等相關事宜。
4.催請各科室登記桌儘速補件及補章,檢視交繕公文有無附件、有無漏失。
5.配合防汛期間防汛搶險業務。
6.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉26678

技工
楊先生

1

1.總收文、公文交換(含統計製表)。
2.拆驗登記(檢視來文性質、分文及查對檢視附件)。
3.受理民眾電話查文。
4.配合防汛期間防汛搶險業務。
5.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8142

周助理員

1

1.每月文書製作缺失檢核作業。
2.每季文書處理講習教育訓練。
3.文書股綜合業務公文簽辦。
4.負責本處公文監印。
5.協助公文交繕、整理歸檔公文交檔案人員簽收作業。
6.協助公文裝封、郵寄及公文登記,答覆公文交寄進度。
7.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2666

技工
吳小姐

1

1.整理、答覆歸檔公文作業,交檔案人員簽收作業。
2整理、答覆送達證書作業。
3.負責本處標單收件。
4.公文裝封、郵寄及公文登記,答覆公文交寄進度。
5.整理郵寄單據。
6.送局稿及府稿蓋印。
7.配合防汛期間防汛搶險業務及其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2666

技工
林小姐

1

1.人事、會計、河川工程科、綜合計畫科、抽水站管理科等檔案點收、立案編目及調案。
2.清點送檔文稿,原件有無短缺。
3.整理裝訂歸檔文件。
4.檔案目錄彙送及清查作業。
5.打掃檔案庫房及每日溫濕度登記。
6.配合防汛期間防汛搶險業務。
7.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2670

技工
陳小姐

1

1.工務科檔案點收、立案編目及調案。
2.整理裝訂歸檔文件。
3.檔案目錄彙送及清查作業。
4.公文缺失查核與簽報。
5.配合防汛期間防汛搶險業務。
6.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2669

張約僱書記

1

1.總收文及公文登錄繕打。
2.列管公文研判(人民申請案、人民陳情案及交辦案件)及列管資料送審。
3.密件掛號處理。
4.電子公文掛號、條碼列印。
5.受理民眾電話查文。
6.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8142

技工
鄭小姐

1

1.府、處稿發文及代理發局文,免備文等。
2.發文校對、更正,列印紙本、裝訂。
3.接聽電話答覆民眾相關問題,協助答覆相關文書作業及公文系統操作等相關事宜。
4.催請各科室登記桌儘速補件及補章,檢視交繕公文有無附件、有無漏失。
5.配合防汛期間防汛搶險業務。
6.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2319

龔約僱書記

1

1.府、處稿發文及代理發局文,免備文等。
2.發文校對、更正,列印紙本、裝訂。
3.接聽電話答覆民眾相關問題,協助答覆相關文書作業及公文系統操作等相關事宜。
4.催請各科室登記桌儘速補件及補章,檢視交繕公文有無附件、有無漏失。
5.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2319

工友
陳小姐

1

1.府、處稿發文及代理發局文,免備文等。
2.發文校對、更正,列印紙本、裝訂。
3.協助答覆有關文書作業及公文系統操作等相關事宜。
4.接聽電話答覆民眾相關問題等事項。
5.催請各科室登記桌儘速補件及補章,檢視交繕公文有無附件、有無漏失。
6.配合防汛期間防汛搶險業務。
7.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8163

技工
劉先生

1

1.河川管理科立案編目及調案。
2.清點送檔文稿,原件有無短缺。
3.整理裝訂歸檔文件。
4.檔案目錄彙送及清查作業。
5.打掃檔案庫房及每日溫濕度登記。
6.配合防汛期間防汛搶險業務。
7.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2670

技工
宋先生

1

1.工務科檔案點收、立案編目及調案。
2.整理裝訂歸檔文件。
3.檔案目錄彙送及清查作業。
4.公文缺失查核與簽報。
5.配合防汛期間防汛搶險業務。
6.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2669

技工
黃先生

1

1.公文影像掃描作業。
2.庫房環境整理。
3.配合防汛期間防汛搶險業務。
4.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2668

技工
吳先生

1

1.支援檔案上架、調案作業。
2.支援庫房設施維護、環境整理作業。
3.配合防汛期間防汛搶險業務。
4.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8158

事務股

股長
陳月凰

1

1.綜理事務股各項業務。
2.主持本室財物、勞務採購案開標作業。
3.本處環境檢核及空間管理。
4.業務委託民間辦理情形。(承德庫房保全)
5.事務檢核及議會、防汛留守。
6.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8159

杜科員

1

1.公告金額十分之一以下議、比價之採購案件
2.逾10萬元財物(含收入標、共同供應契約、綠色採購)
3.(行政)勞務(大)額採購發包業務
4.列管年度經常性採購案件執行進度
5.辦理專案及其他臨時交辦(小)採購案
6.本處河濱公園土地出租作業。
7.辦理餐敘、修繕或其他採購招標案及其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2615

蔡科員

1

1.逾1萬元財產管理(含動產、房舍、建物)
2.宿舍及辦公處所空間管理
3.廢品變賣惜物網拍賣
4.預算編列
5.登革熱防治工作及開源節流方案
6.公務行動電話採購
7.辦理專案及其他臨時交辦(大)採購案及其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8160

徐助理員

1

1.水、電、電訊、瓦斯業務
2.節能四省
3.勞健保業務
4.臨時工管理
5.辦理專案及其他臨時交辦(大)採購案
6.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8160

徐約僱書記

1

1.10萬元以下財物、檢修勞務(小)額採購發包業務(含身心障礙優先採購)
2.電子請購及核銷系統作業(含電子發票廠商資料)
3.技術會報(處務會議、慶生活動)餐點活動規劃執行
4.辦理餐敘(春酒或尾牙)及其他臨時交辦採購案
5.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2615

技工
紀小姐

1

1.1萬元以下物品管理。
2.惜物網拍賣物品。
3.各科室刻章申請核銷、公管中心(含會議室管理)業務(含宣導事項) 。
4.秘書室每月加班費彙辦(含防汛加班及相關事項) 。
5.議會分攤款、 (局)主管電話聯絡簿更新及核銷。
6.印刷品招標採購案及履約作業管理。
7. 配合防汛期間防汛搶險業務及其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉3302

工友
陳小姐

1

1.零用金(含特別費)管理。
2.(武漢肺炎)疫情業務。
3.(工作服或雨衣鞋...)等採購案履約作業管理。
4.倉儲管理(工作服、工作鞋、雨衣褲、安全雨鞋)。
5.統計各業務科每年度(工作服、工作鞋、雨衣褲、安全雨鞋)數量。
6.配合防汛期間防汛搶險業務及其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉3302

技工
王先生

1

1.公文遞送及辦理單位收發。
2.通訊器材及音響設備維護管理。
3.協辦技術會報(處務會議、慶生活動)餐點提貨、運送及整理。
4.(處研室、總工、副總辦公室)環境清潔維護管理(含秘書室資源回收) 。
5.配合防汛期間防汛搶險業務輪流值勤(含餐點、交通費申核) 。
6.協助假日活動出勤(含公管中心) 。
7.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8158

工友
吳小姐

1

1.消耗性物品(含文具、用品、影印紙)管理。
2.秘書室綜合業務(含全民國防專案及萬安演習)。
3.書室(南區)辦公室(含展示櫃)環境清潔維護管理。
4.本處同仁座位(含駐外單位)電話號碼表異動更新。
5.各項活動的紀錄(春酒、中元普渡、萬安演習、環境檢核...等業務) 。
6.文具用品招標採購案及履約作業管理、協辦單位收發
7.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8158

技工
洪先生

1

1.駕駛公務車。
2.配合科室指派業務。
3.配合防汛期間防汛搶險業務。
4.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8158

駕駛
林先生

1

1.(駕駛)公務車(含調度及人員)管理
2.通費核辦
3.公務(機)車(油料、維修及保養、保險、牌照稅、燃料稅及其他事項採購)管理
4.配合防汛期間防汛搶險業務輪流值勤(含餐點、交通費申核)。
5.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8158

駕駛

8

1.駕駛公務車。
2.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉3366

出納股

股長
楊秀禎

1

1.出納股各項業務管理核校。
2.繳款書、各類收入憑證印製、領用控管。
3.出納股內控及其他綜合業務。
4.印鑑變更、電子簽章授權變更。
5.約聘僱人員離職儲金發放、登帳作業。
6.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8164

廖科員

1

1.各類帳簿登帳、現金結存日報、月報表、業務查核及移交清冊之表報編製。
2.保管品(定存單、保證書等)收、退作業、登帳、月報等報表及質權設定往來行庫印鑑變更通知。
3.交通費(含抽一、二科假日值勤、一分區輪班出勤等)及防汛出勤交通費、防汛值日費等發放作業。
4.彙整薪資轉帳檢核作業。
5新臺幣1億元以上之支付案件通報窗口。
6.每日保管款專戶各項代收款入帳查核、開立收據、支出
收回等作業、收款收據登錄管理及編製日、月報作業。
7.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2616

吳書記

1

1.未休假加班費、休假補助費及其他各項補助費發放作業。
2.工讀生薪資發放相關業務。
3.債權憑證管理及彙整清理報告業務。
4.罰金罰鍰入帳、轉正、開立收據、編製日(月)報表。
5.颱風、暴雨執勤加班費發放作業。
6.每日各類履約、保固、押標金、使用場地、纜線暫掛、
認養場地保證金等查詢收納入帳,開立收款收據。
7.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2678

蔡書記

1

1.員工薪資發放(含年終、考績獎金等)等相關作業及償債業務。
2.臨工、抽水站承攬工薪資發放相關業務。
3.薪津專戶(印鑑變更、餘額證明)及各項(公保、公勞健、退撫、勞退)代扣繳專戶帳務核對。
4.二代健保投保單位補充保費申報作業。
5.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2616

黃約僱助理工程員

1

1.每日各類非稅收入專戶款項入帳查核、登記、開立收據繳款及市庫收入轉正、退還等相關作業(不含一般賠償收入、廢舊物資售價、罰金罰鍰、審查費及資料書刊費)。
2.編製使用憑證日報、彙整月報表。
3.代收國有土地地租、使用費等收款收據開立。
4.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2677

工友
邱小姐

1

1.績效獎金發放作業。
2.退休人員月(退休金、撫卹金)、年(節)終慰問金等發放作業。
3.所得稅登錄、每月統計、年度申報(通知)及變更登記等。
4.二代健保個人補充保費扣繳及申報相關業務。
5.配合防汛期間防汛搶險業務。
6.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2677

技工
顧小姐

1

1.每日憑單放行、登錄、支出收回書繳款、各類單據明細表(公庫)繳款等相關作業。
2.各式傳票及支付科每日庫款支付日報表排序、整理憑單登錄編號提供登帳作業。
3.其他支收、市庫收入退還、轉正通知等作業。
4.一般賠償收入、廢舊物資入帳、轉正、開立收據、編製日(月)報表。
5.配合防汛期間防汛搶險業務。
6.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8165

劉書記

1

1.各科室加班、誤餐、工地交通費、夜點費、值班加班費等發放作業。
2.審查費、資料書刊費入帳、轉正、開立收據、編製日(月)報表。
3.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2678

研考股

股長
闕素華

1

1.創意提案綜整。
2.績效評核業務。
3.年度公文教育訓練。
4.1999臺北市民當家熱線服務業務。
5.政府出版品管理作業、出國報告案及員工滿意度調查作業;人民申請案檢討修正彙報。
6.研考一條鞭管理作業。
7.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8149

陳助理員

1

1.年度公文檢核計畫。
2.公文時效管考。
3.一般公文查催、宣導事項。
4.副總以上批示意見列管。
5.公文調卷分析與行政責任檢討事項。
6.國賠、訴訟案件、關懷協調小組爭議案件列管。
7.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8150

蔡科員

1

1.本市各區公所市容會報、市長與里長市政座談會等案件彙整及列管。
2.一般法規及行政規則彙辦。
3.議員書面質詢案件、議員索取資料、議員會勘及協調案等系統列管。
4.本處內控風險評估彙整。
5.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉2614

陳書記

1

1.單一陳情系統案件列管。
2.民政局輿情通報系統及行政救濟案件列管。
3.1999FAQ題庫更新、本處網站為民服務白皮書彙整。
4.公文整合系統訊息通知簽收催辦
5.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉8150

陳書記

1

1.工務大事紀要彙報。
2.個資法相關業務彙整、電話服務禮貌測試相關事項。
3.1999重大事項、小型電話民調彙整
4.協助公文催辦事項。
5.其他臨時交辦事項。

27208889或1999轉3302